LIMS-LES-ELN-SDMS selectie en implementatie

Een op de juiste manier geselecteerd en goed geïmplementeerd “LIMS”  is het hart van uw laboratorium. De term “LIMS” kan worden vertaald in de voor u best passende laboratorium informatie management oplossing, in de praktijk vaak een combinatie van klassiek-LIMS, LES, ELN, SDMS, ECM en wellicht ook Word en Excel.

Het “LIMS” vormt het zenuwcentrum van het laboratorium, het regelt alle werkprocessen (workflow) en informatiestromen. Het LIMS levert up-to-date managementoverzichten van de prestaties van uw laboratorium. Het zorgt voor een optimaal efficiënt functionerend laboratorium en hoge mate van klanttevredenheid met betrekking tot leveringssnelheid en kwaliteit van de gerapporteerde resultaten.

Dit klinkt allemaal veelbelovend, bovenstaande impliceert echter ook dat er veel te verliezen is op het moment dat de selectie en implementatie van het LIMS niet goed wordt uitgevoerd.

In de praktijk blijkt helaas dat een (te) groot percentage van de LIMS implementaties niet voldoende succesvol wordt afgerond, resulterend in een LIMS dat maar een gedeelte van de workflow en informatiestromen regelt en waarbij de implementatiekosten ver boven het vooropgestelde budget zijn uitgekomen. Het is duidelijk dat deze situatie dient te worden voorkomen. De oorzaken hebben zijn oorsprong vaak al gedurende het selectieproces.

Enkele veel voorkomende oorzaken zijn:

  • Onvoldoende inzicht in huidige- en toekomstig gewenste werkprocessen en informatiestromen in het laboratorium.
  • Onvoldoende in kaart brengen van de benodigde functionaliteit, “User Requirement Specification” (URS).
  • Beperkte kennis en ervaring, binnen het laboratorium, met mogelijkheden van een LIMS.
  • Onvoldoende kennis van effectief leverancierselectie proces en ongewenste commerciële invloeden in vroeg stadium.
  • Onvoldoende (vastgelegde) bindende afspraken tussen laboratorium en leverancier.
  • Gebrekkig projectmanagement tijdens de implementatie (vanuit leverancier en laboratorium).

Een aantal van bovenstaande aspecten vinden zijn oorsprong in de beperkte ervaring die veel laboratoria hebben met een uitgebreid en ingewikkeld proces als het selecteren van het meest geschikte LIMS. Op zich is dit niet vreemd, aangezien een gemiddeld laboratorium slechts eens in 8-10 jaar zo’n traject doorloopt.
LIMS leveranciers bieden u graag (betaalde) support bij het opstellen van uw eisen&wensen pakket. Dit is echter nooit vrij van commerciële invloeden en per definitie niet onafhankelijk. Het te kiezen LIMS is dan op voorhand bekend.

Het alternatief is om ondersteuning te vragen aan een leverancieronafhankelijke deskundige op het gebied van LIMS selecties en -implementaties. Deze consultant heeft ervaring met tientallen LIMS selecties en -implementaties bij verschillende soorten laboratoria. Hij/zij helpt u, tijdens het selectietraject, bij het kiezen van het meest geschikte LIMS voor uw laboratorium, tegen de best mogelijke condities. Tijdens de implementatie kan deze consultant desgewenst ook optreden als projectmanager voor het laboratorium.

LUFC LabConsultants heeft meerdere van deze leverancieronafhankelijke LIMS deskundigen in het consortium.

Wilt u eens met LUFC LabConsultants van gedachten wisselen over de mogelijkheden en kosten vs. baten van support bij uw LIMS selectie/implementatie traject, neem dan contact met ons op via tel: +31 492 849450
of via e-mail:
info@labconsultants.nl

Geplaatst in CDS, Efficiency, ELN, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratorium Scan, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, Leveranciers, Leverancierselectie, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Validatie, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Efficiëntieverbetering van mijn laboratorium, waar begin ik (aan)?

Veel laboratoria zitten in een proces ter verhoging van de efficiëntie. Dit proces wordt veelal gedreven door een toenemende druk op het laboratorium om meer (en betere) resultaten te leveren in een kortere tijd en (vaak) met beperkte mankracht. Een goede aanpak van dit proces is het kritisch herbezien van alle huidige werkprocessen(workflow) en informatiestromen en vervolgens het aanpassen daarvan totdat een optimale efficiëntie wordt bereikt.

Wat kan LUFC LabConsultants doen om u te helpen in dit proces?

Uiteraard zijn er ook in dit geval meerdere wegen die naar Rome leiden. U zou een volledig “Lean Six Sigma” traject in kunnen gaan en een “Six Sigma deskundige” kunnen inhuren die u en uw organisatie begeleid gedurende het, vaak langdurige, proces. Alhoewel dit voor bepaalde (grotere) laboratoriumorganisaties een goede benadering kan zijn, werpt zo’n uitgebreid traject voor veel andere laboratoria een te hoge drempel op waardoor het proces vaak niet tot het eind wordt doorgevoerd. Met alle gevolgen van dien voor het eindresultaat van het project.  Voor het welslagen van bovenstaand project is het ook raadzaam dat de “Lean Six Sigma deskundige”  wel minimaal affiniteit heeft met de werkprocessen in een laboratorium.

Een alternatief, waarbij zeker elementen van “Lean” worden gebruikt,  gaat uit van een pragmatische benadering, die aan de specifieke vraag van het laboratorium kan worden aangepast.
De basis van elk verbetertraject is het in kaart brengen van de huidige werkprocessen en het identificeren van de knelpunten die het geheel verstoren of bij aanpassing aanleiding kunnen geven tot significante verbeteringen. Onder een werkproces wordt verstaan de wijze waarop het laboratorium van vraag (aanvraag,monster) tot de rapportage en archivering van het eindresultaat komt met alles wat daartussen zit. Hieronder vallen naast voor de hand liggende onderdelen zoals de routering van de monsters door het lab, gebruik van SOP’s, bepaling van de meetresultaten etc. ook de informatiestromen door het laboratorium. Hoe wordt een monster bekend gemaakt aan bijvoorbeeld een LIMS of vergelijkbare softwareoplossing, hoe is de “tracking &  tracing” van de monsters (en de resultaten) geregeld, in welke mate worden SOP’s automatisch toegekend en beschikbaar gemaakt aan de analist, hoe wordt de data verwerkt tot resultaten en beschikbaar gesteld aan het LIMS, hoe worden de resultaten vervolgens verwerkt tot het eindrapport en beschikbaar gesteld aan de aanvrager/klant?
Bij het in “detail” in kaart brengen van de workflow, identificeren van de knelpunten en opstellen van verbeterpunten, dient de uitvoerder van dit onderzoek onbevooroordeeld (en zonder politieke invloed) zijn/haar werk te kunnen doen om tot de beste resultaten te komen.
Wie kan bovenstaande proces het beste uitvoeren?
De labmanager heeft over het algemeen het beste overzicht van de werkprocessen binnen zijn laboratorium, echter voor hem/haar is het bijna onmogelijk om voldoende politiekonafhankelijk en onbevooroordeeld dit onderzoek uit te voeren. Tijdens het onderzoek dienen meerdere lagen van het laboratorium d.m.v. interviews eerlijke input te geven aan de onderzoeker. Een gezagsverhouding tussen onderzoeker en geïnterviewde kan dan zeer belemmerend werken en het resultaat negatief beïnvloeden. Het is daarom zeer raadzaam om een ervaren extern deskundige in te schakelen die onbevooroordeeld en onafhankelijk te werk kan gaan. Deze onafhankelijke deskundige kan daarnaast gebruik maken van ervaringen die hij/zij heeft gemaakt tijdens soortgelijke trajecten bij andere laboratoria.

LUFC LabConsultants kan uw laboratorium helpen met bovenstaand proces tot efficiëntie verbetering. Het LUFC consortium heeft diverse deskundigen die veel ervaring hebben met deze verbeterprocessen. Tijdens een oriënterend gesprek, kan worden bekeken waar uw exacte behoefte ligt en in welke mate een LUFC LabConsultants deskundige u van dienst kan zijn en welke rol hij zou kunnen gaan spelen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door eerst een beperkt onderzoek uit te voeren in de vorm van een  zogenaamde Laboratorium Scan, waarbij de belangrijkste knelpunten worden geïdentificeerd.

Indien u meer informatie wenst, over hoe LUFC LabConsultants u kan helpen om de efficiëntie van uw lab te verhogen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@labconsultants.nl of via
tel: +31 492 849450

Geplaatst in Algemeen, CDS, Efficiency, ELN, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Automatisering, de sleutel tot een efficiënter laboratorium?

De enorme data-explosie binnen het laboratorium, de vraag naar meer automatisering van de workflow en hogere eisen van regulerende instanties, maken dat veel bestaande laboratorium automatisering niet meer toereikend is. Effectieve labautomatisering dient een direct effect te hebben op het verhogen van de efficiëntie van het laboratorium.

Hoe kan labautomatisering bijdragen tot een efficiënter laboratorium?

Onder de term “labautomatisering” kan zowel de informatica (software) als de hardware (labrobotisering) worden bedoeld. In dit artikel zal ik mij richten op de laboratoriuminformatica. Hiermee wil ik niet aanduiden dat de labrobotisering minder effect zou kunnen hebben op de verhoging van efficiëntie. Labrobotisering en het effect daarvan op de efficiëntie van een lab zal onderwerp zijn van een volgende nieuwsbrief.

Bij de termen labautomatisering of labinformatica wordt traditioneel vaak in eerste instantie gedacht aan een LIMS. De rol van een LIMS is het laatste decennium, mede onder druk van concurrentie veel veranderd. Origineel was het LIMS “slechts” een systeem voor het beheer van specificaties, opslag van labresultaten, verzorgen van rapportages naar de klant en bijhouden van statistische trends. Veelal wordt het traditionele LIMS nog handmatig gevuld met gegevens, met alle mogelijke foutenbronnen van dien. Het moderne LIMS  heeft steeds meer functies die, bij de juiste implementatie,  de overall efficiëntie van een lab sterk kunnen verhogen. Hierbij kunt u denken aan automatische doorvoer van gegevens van de instrumenten naar het LIMS, automatische workflow met behulp van ELN (Electronic Lab Notebook)  en (soms ook) SDMS functionaliteit. Veel huidige LIMS software is zodanig configureerbaar dat ook zaken als chemicaliënbeheer, instrument calibratie & -onderhoudsstatus, klachtenafhandeling, opleidingsgegevens, etc. kunnen worden geïmplementeerd.
Naast de LIMS leveranciers hebben zich ook de leveranciers van ELN en SDMS oplossingen sterk ontwikkeld om meer een totaaloplossing te kunnen bieden voor het laboratorium. Welke benadering, LIMS of ELN/SDMS, het meest geschikt is als basis voor uw laboratoriumautomatisering hangt sterk af van de rol van het laboratorium. LUFC LabConsultants kan u helpen bij het maken van de juiste keuze.

Door de sterke ontwikkeling die bovenstaande softwareoplossingen hebben doorgemaakt, zijn nu in de markt de tools aanwezig om de labinformatica een nog belangrijkere rol in het laboratorium te laten spelen. Op een juiste manier geïmplementeerde softwareoplossingen kunnen een grote bijdrage leveren aan het verhogen van de efficiëntie van het laboratorium. Veel handmatige stappen en “papieren werkprocessen” kunnen met de huidige beschikbare oplossingen goed worden geautomatiseerd. Hierbij wordt de analist geholpen in zijn werk om resultaten van hogere kwaliteit in een kortere tijd te kunnen leveren. De hoeveelheid papieren gegevens op de laboratoria en in de archieven kunnen sterk worden teruggedrongen met als grote voordeel dat de terugzoekbaarheid en archivering van gegevens ook sterk kan worden verbeterd. Dit laatste kan, bijvoorbeeld bij een bezoek van een regulerende instantie, grote voordelen opleveren.

Uit een door LUFC LabConsultants recent uitgevoerd onderzoek blijkt dat veel laboratoria behoefte hebben aan ondersteuning en sturing om bovenstaand proces tot optimalisering van de labautomatisering ook echt te laten resulteren in een verhoogde efficiëntie van het laboratorium. Uiteraard kunt u zich, in een vroeg stadium, wenden tot de leveranciers van bovenstaande softwareoplossingen. Deze kunnen echter geen onafhankelijk advies, vrij van commerciële invloeden, geven. Beter is het om, met behulp van een onafhankelijk deskundige, eerst zelf goed uw eisen en wensen in kaart te brengen afgestemd op uw laboratorium.
LUFC LabConsultants heeft een aantal consultants in het consortium die zich hebben gespecialiseerd om klanten als u te helpen om de beste automatiseringsoplossing voor uw lab te vinden.

Indien u meer informatie wenst over wat LUFC LabConsultants voor u zou kunnen betekenen bij het automatiseren van uw laboratorium, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@labconsultants.nl of via tel: 0492-849450


Geplaatst in CDS, Efficiency, ELN, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Managen van (nieuwe) externe en interne klanten van uw laboratorium

Veel niet commerciële laboratoria zijn uitsluitend dienstverlenend aan het eigen bedrijf waar het onderdeel van uitmaakt. Zij hebben te maken met interne klantenzoals productie, R&D, kwaliteitsafdeling en verkoop. Daarnaast heeft het lab in voorkomende gevallen, direct of indirect, te maken met afnemers, bijvoorbeeld in het geval van kwaliteitsgerelateerde klachten.Voor veel laboratoria is het een uitdaging om al deze klanten goed te managen en de afgesproken dienstverlening met een hoog kwaliteitsniveau en binnen de gestelde termijn te leveren. De uitdaging wordt nog groter indien er wordt besloten om ook externe klanten te gaan werven, bijvoorbeeld om de financiële onderbouwing van het lab te verstevigen.De externe klanten zijn de belangrijkste bron van inkomsten van de commerciële laboratoria. Deze zijn voortdurend bezig om bestaande klanten tevreden te houden en nieuwe klanten te werven. In het huidige economische klimaat is dat echter ook voor commerciële laboratoria niet eenvoudig. Nieuwe strategieën zijn meer en meer noodzakelijk om voldoende nieuwe klanten te werven.

 

Veel voorkomende knelpunten bij Klant Management

  • Onvoldoende afspraken tussen lab en interne klanten
  • Onvoldoende bekendheid met achtergrond van analysevraag. Hoe zinvol zijn bepaalde analyses?
  • Gebrekkige communicatie tussen lab en klanten
  • Onbekendheid bij (interne) klanten van de meerwaarde van het laboratorium
  • Ontbrekende strategie voor het vinden van nieuwe klanten
  • Weinig kennis van account management om bestaande klanten tevreden te houden en omzet te verhogen
  • Veelal worden commerciële activiteiten uitgevoerd door onvoldoende commercieel opgeleide technici
  • Beperkte of geen marketing activiteiten ter verhoging van bekendheid van expertise van het laboratorium.
LUFC LabConsultants kan uw laboratorium adviseren en ondersteunen met een vernieuwende manier van “Klant Management” van zowel interne als externe klanten.

Hoe kan LUFC uw “Klant Management” verbeteren?

  • Inventariseren en oplossen van hiaten in communicatie, afspraken en huidige analysepakket voor interne klanten (Laboratorium Scan)
  • In lijn brengen van lab activiteiten met informatie- behoefte van interne klanten (Smart Laboratory)
  • Opzetten van strategie voor werven van nieuwe (externe) klanten
  • Opzetten marketing activiteiten, inclusief functioneel inzet van sociale media
  • Commerciële training aan laboratorium technici uitgevoerd door commerciële lab specialisten
  • Coaching “on the job”

Wij bouwen een brug tussen het lab en haar klanten

Heeft u interesse in onze Klant Management dienstverlening, of wilt u eens vrijblijvend praten over de mogelijkheden, neem contact op LUFC LabConsultants via e-mail: info@labconsultants.nl of bel ons,  Tel: +31 492 849450

Geplaatst in Klant Management, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratorium Scan, Smart Laboratory, Training en Cursus | Getagged , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Hoe voorkom ik een verkeerde aankoop?

We zitten nog in de staart van de financieel-economische crisis. Veel laboratoria zijn nog zeer voorzichtig met investeren in nieuwe instrumenten en automatiseringsoplossingen. Meer dan ooit is het nu belangrijk dat bij investeringen de juiste keuzes worden gemaakt. Hoe zorg ik ervoor dat mijn laboratorium het beschikbare budget op de best mogelijke manier besteed? Hoe voorkom ik een verkeerde aankoop?

Of u nu een investering gaat doen in een groot of klein laboratoriuminstrument of een automatiseringsoplossing, bijvoorbeeld een LIMS, het eerste dat dient te gebeuren is goed in kaart brengen waar het instrument of de softwareoplossing aan moet voldoen, het pakket van eisen/wensen. Ga daarbij zo zorgvuldig mogelijk te werk. Denk niet alleen aan de huidige situatie in uw laboratorium, maar voor zover mogelijk ook aan de komende jaren. Kunt u bijvoorbeeld al voorzien dat er bepaalde uitbreidingen of inkrimpingen gaan komen in het pakket van analyses, probeer daar dan al rekening mee te houden bij de aanschaf van het nieuwe instrument. Een additionele optie is bij een initiële aanschaf vaak veel goedkoper dan dat u die achteraf moet bijkopen. Soms blijkt, indien u met uw nieuwe aanschaf niet voldoende voorbereid bent op de toekomst, dat deze na een beperkte tijd al niet meer voldoet, waardoor er een enorme kapitaalvernietiging kan optreden. Schroom niet om externe technische/commerciële expertise te hulp te roepen. De additionele kosten daarvan worden altijd terugverdiend doordat de externe consultant veel tijd van uw medewerkers kan besparen en er een beter onderbouwde beslissing wordt genomen. Een verkeerde aankoop is altijd een dure aankoop!

LUFC LabConsultants kan u helpen bij het nemen van de beste investeringsbeslissing voor uw laboratorium.

In het geval van een automatiseringsproject, bijvoorbeeld de selectie van een nieuw LIMS, is het verstandig nog wat verder te gaan en uw huidige werkprocessen en informatiestromen goed te bekijken. De huidige knelpunten dienen te worden geïdentificeerd en mogelijke oplossingen, door inzet van een nieuw LIMS, te worden onderzocht. Voor veel laboratoria is dit een lastige en tijdrovende klus. De juiste expertise is vaak niet binnen het laboratorium aanwezig. Hierdoor wordt er vaak, in een vroeg stadium, een beroep gedaan op de expertise van de leveranciers. Deze software leveranciers zullen u graag adviseren. Het zal u niet verbazen dat de adviezen zich meestal beperken tot de oplossingen die zij zelf kunnen leveren, heel begrijpelijk eigenlijk.

De oplossing van de best verkopende leverancier hoeft echter niet per definitie de beste oplossing te zijn voor uw laboratorium.

Om tot de beste oplossing voor uw laboratorium te komen is het beter om in een vroeg stadium de hulp in te roepen van leverancier-onafhankelijke expertise.
LUFC LabConsultants heeft in zijn consortium van consultants meerdere van deze experts die u op een onafhankelijke manier kunnen adviseren tijdens het selectietraject.
Onze consultants kunnen u assisteren bij het in kaart brengen van de workflow en informatiestromen en identificeren van de knelpunten, opstellen van de eisen/wensen (URS), opzetten van een effectief selectietraject, begeleiden bij het commerciële proces en indien gewenst ook bij het projectmanagement(van zijde van het lab) tijdens de implementatie.

LUFC LabConsultants werkt met een aantal consultants die werkzaam zijn geweest voor laboratoria, maar ook voor leveranciers van laboratoriuminstrumenten en/of laboratoriuminformatica oplossingen. Hierdoor hebben deze consultants veel inzicht in de commerciële processen die zich bij de leveranciers afspelen. Deze kennis is zeer waardevol tijdens diverse stadia van het selectietraject. Het laboratorium dient tijdens het selectietraject het proces zelf zoveel mogelijk te sturen en  weerstand te kunnen bieden aan de commerciële invloeden van de diverse leveranciers. Een LUFC consultant kan u van dienst zijn, om een goede keuze te kunnen maken voor de beste oplossing voor uw laboratorium.

Indien u meer informatie wenst over wat LUFC LabConsultants voor u kan betekenen tijdens een selectie- &  aankooptraject, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@labconsultants.nl
of via tel: 0492-849450

Geplaatst in Algemeen, CDS, ELN, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Leveranciers, Leverancierselectie, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM | Getagged , , , , , | Een reactie plaatsen

Overstappen naar ISO 15189?

De accreditatie van medische laboratoria volgens ISO 15189 wordt steeds belangrijker. In een aantal landen betalen de ziektekosten verzekeraars niet meer voor de dienstverlening van een medisch laboratorium, indien het laboratorium niet beschikt over een ISO 15189 accreditatie. Er zijn daarnaast ook landen waar het Ministerie van Volksgezondheid heeft bepaald dat alle medische laboratoria, of de medische laboratoria in bepaalde sectoren (zoals bloedbanken), een ISO 15189 accreditatie moeten hebben, dan wel binnen een bepaalde termijn moeten verkrijgen.

ISO 15189:2007 is erop gericht dat medische laboratoria bijdragen aan de patiëntenzorg door het leveren van valide uitslagen, met inbegrip van de benodigde bijbehorende interpretaties en adviezen.

ISO 15189:2007 is internationaal erkend, is gebaseerd op de ISO/IEC 17025 (competentie laboratoria) en heeft ook een vergelijkbare structuur.

In Nederland is de kwaliteitsborging van de medische laboratoria vooralsnog vrijwel uitsluitend gebaseerd op een accreditatie volgens de CCKL Praktijkrichtlijn (PRL). Er is slechts een tiental medische laboratoria geaccrediteerd volgens ISO 15189,  tegenover circa 250 medische laboratoria volgens de CCKL PRL. De CCKL PRL wordt in het buitenland niet erkend.

In België zijn inmiddels 122 medische laboratoria geaccrediteerd volgens ISO 15189.

Op termijn zullen ook de Nederlandse medische laboratoria volgens ISO 15189 geaccrediteerd moeten overstappen alleen al omdat CCKL onderdeel is van de Raad voor Accreditatie die weer moet voldoen aan internationale afspraken. De Raad voor Accreditatie is namelijk als nationale accreditatie-organisatie namens Nederland ondertekenaar van de Multi Lateral Agreement voor accreditatie volgens NEN-EN-ISO 15189.

Er is een beperkt aantal (Nederlandstalige) adviseurs en cursussen op het gebied van kwaliteitsborging van medische laboratoria. Uit een snelle zoekactie blijkt dat deze adviseurs/opleiders op hun websites suggereren dat CCKL PRL en ISO 15189 identiek zijn, wat logisch is omdat de kennis en ervaring van deze opleiders/adviseurs gebaseerd is op deze CCKL PRL. Helaas zijn zij niet bekend met de werkelijke inhoud van ISO 15189 of met het accreditatieproces van de Raad voor Accreditatie, Belac of andere nationale accreditatie instelling.

Via deskundigen van LUFC LabConsultants  kunt u wel beschikken over de juiste kennis en ervaring om de overstap goed te kunnen maken.

Geplaatst in Kwaliteit, Laboratorium, LUFC LabConsultants, Training en Cursus | Getagged , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Laboratorium-Scan bij twee voedingslaboratoria

Eind 2010 heeft LUFC LabConsultants een Laboratorium-Scan uitgevoerd bij twee laboratoria in Nederland, beiden behorend tot een multinational in de voedingsindustrie. De Laboratorium-Scan werd aangevraagd door de kwaliteitsafdeling. Een viertal, door de kwaliteitsafdeling opgestelde, onderzoeksvragen waren de aanleiding voor de Laboratorium-Scan:

  • Wat is de kwaliteit van de huidige laboratoriumorganisatie?
  • Welke organisatiestructuur is het meest geschikt om tijdig en efficiënt aan de vraag van de  klanten te kunnen voldoen?
  • Worden beschikbare analysemethoden en -technieken optimaal gebruikt?
  • Is de balans tussen intern uitgevoerd en extern uitbesteedde analyses optimaal?

Om een helder beeld te verkrijgen van de huidige laboratoriumorganisatie en bovenstaande onderzoeksvragen goed te kunnen beantwoorden, is ervoor gekozen om een Laboratorium-Scan uit te voeren met onderstaande basisonderwerpen:

  • Laboratorium: Dienstverlening (afspraken, klanttevredenheid), kwaliteit, personeel, analysemethoden.
  • Kwaliteitsborging: Controles (eerste-, tweede-, derdelijns), vastlegging & validatie (methoden), kalibratie (+herleidbaarheid), beheersing van afwijkingen.
  • Efficiëntie (doelmatigheid) van workflow, mensen, middelen en informatiestromen.
  • Organisatie: Structuur, management, communicatie (intern, klanten).
  • Informatievoorziening: Werkvoorschriften, datastromen, software (LIMS), rapportage, workflow.

De Laboratorium-Scan is uitgevoerd op de manier zoals beschreven in het voorgaande artikel. LUFC LabConsultants is, in het kader van de uitvoering van de Laboratorium-Scan, een aantal dagen op locatie geweest bij beide laboratoria. De bevindingen, antwoorden op de onderzoeksvragen en aanbevelingen zijn vastgelegd in een eindrapport. Hieronder enkele van de meest opmerkelijke  resultaten & aanbevelingen:

  • Advies tot invoeren van structureel overleg ter verbetering van communicatie en klanttevredenheid.
  • Identificatie van interne oorzaken van jaarlijkse budgetoverschrijdingen.
  • Identificatie mogelijkheid van reductie van kosten voor uitbesteedde analyses met 300k € op jaarbasis.
  • Aanbevelingen tot oplossen van geïdentificeerde kwaliteitsborging issues.
  • Aanbevelingen tot verhoging van efficiëntie van bestaande technieken.
  • Aanbevelingen tot verbetering van interne informatievoorziening (LIMS).
  • Vaststelling noodzaak tot betere afstemming van capaciteit (bezetting) op het lab en de groeiende aanvraag van analyses door interne klanten.
  • Organisatieadviezen om tijdig en efficiënt aan de vraag van de klanten te kunnen voldoen.

Wilt u eens met LUFC LabConsultants van gedachten wisselen over de mogelijkheden en (geschatte) kosten van een Laboratorium-Scan van uw laboratorium, neem dan contact met ons op via tel: +31 492 849450
of via e-mail:
info@labconsultants.nl

Geplaatst in Analyse, Efficiency, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratorium Scan, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, Microbiologie, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Laboratorium Scan

  • Hoe valide zijn de resultaten die door mijn laboratorium worden geleverd?
  • Is de organisatiestructuur van mijn laboratorium optimaal?
  • Waar zitten de knelpunten in de workflow en informatiestromen van het laboratorium?
  • Hoe efficiënt wordt er gewerkt?
  • Is de capaciteit/bezetting van het laboratorium in lijn met de vraag naar analyses?
  • Is de informatievoorziening adequaat om efficiënt en tijdig aan de vraag van mijn klanten te kunnen voldoen?
  • Welke potentiële verbeteringen in de laboratoriumprocessen leveren, op korte- en lange termijn, het meeste op ?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van vragen die (laboratorium)managers zich regelmatig zouden kunnen stellen om een up-to-date beeld te krijgen/houden van hoe zijn/haar laboratorium ervoor staat. De beantwoording van deze vragen is niet altijd even eenvoudig.

Voor het (laboratorium)management is het vaak lastig om zichzelf een goed, onbevooroordeeld, beeld te vormen van de prestaties van het eigen laboratorium. In vele gevallen wordt dat beeld pas gevormd na een bezoek van een externe controlerende instantie, met soms alle vervelende gevolgen van dien. Een alternatief is om periodiek hulp te vragen van een onafhankelijke externe deskundige. Deze onafhankelijke deskundige heeft een frisse, (politiek-)onafhankelijke kijk op het functioneren van uw laboratorium en kan tevens aanbevelingen doen tot verbeteringen.

LUFC LabConsultants heeft veel expertise in het beoordelen en optimaliseren van verschillende soorten laboratoria. Ten einde deze behoefte bij laboratoria te kunnen invullen heeft LUFC LabConsultants een nieuwe service geïntroduceerd genaamd “Laboratorium Scan”.

Vooraf aan elke Laboratorium Scan worden, samen met het (laboratorium)management, enkele onderzoeksvragen opgesteld.  Een aantal basisonderwerpen komt echter, onafhankelijk van de onderzoeksvragen, meestal aan bod.

De basisonderwerpen tijdens de Laboratorium Scan zijn:

  • Kwaliteitsborging: Methodevalidatie; Controles (eerste-, tweede-, derdelijns); kalibratie en herleidbaarheid; Registraties en beheersing van afwijkingen; kwaliteitshandboek.
  • Efficiëntie: Doelmatigheid van organisatie, workflow, mensen, middelen en informatiestromen.
  • Workflow: Doelmatigheid van werkprocessen, monsterstromen, analyseplanning en uitvoering, informatieverwerking.
  • Informatievoorziening: Toegankelijkheid (SOP’s, methoden, data, rapportage); Software gebruik; Informatiestromen; Dataintegriteit en dataveiligheid; Backup en restore procedures.
  • Organisatie: Structuur; Mensen (kennis&ervaring, training, motivatie, ambitie, tevredenheid etc.); Communicatie (intern, klanten); Werkdruk; Klantgerichtheid.

Bovenstaande onderwerpen vormen de basis van de Laboratorium Scan, in overleg met het (laboratorium)management kunnen bepaalde onderwerpen worden aangepast of aangevuld.

De uitvoering van deze Laboratorium Scan vindt plaats door:

  • Definiëren van onderzoeksonderwerpen.
  • Inzien en beoordelen van registraties (gegevens, afwijkingen, validatie etc.) en documentatie (kwaliteitshandboek, werkvoorschriften etc.).
  • Interviews met aantal medewerkers (management, laboranten, QA, IT, QP, interne opdrachtgever(s)).
  • Rondgang laboratorium, waarbij wordt gekeken naar kwaliteitsborging, efficiëntie van werkprocessen, informatiestromen en menselijke aspecten (werkdruk, sfeer, ARBO etc.).
  • Rapportage en presentatie van bevindingen, behandeling onderzoeksonderwerpen, bespreking eventuele “bottlenecks”, conclusies en aanbevelingen.

 

Heeft u vragen over de Laboratorium Scan? Wilt u eens vrijblijvend de voordelen van een Laboratorium Scan voor uw laboratorium bespreken, stuur dan een e-mail sturen naar: info@labconsultants.nl

 

Louis Uunk

Tel: +31 492 849450

LUFC LabConsultants

http://www.labconsultants.nl

http://www.lufc-labconsultants.com

Geplaatst in Algemeen, CDS, Efficiency, ELN, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Validatie, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Laboratories and social media

When it comes down to social media, every business is different. So it is for laboratories. Laboratories are known to be very innovative in their key business activities (analysing, research), but extremely reluctant in adapting new innovative communications strategies, like engaging in social media. A survey (carried out by the Dutch Royal Chemical Society) confirms this. To give an example: over 82 % do not use Twitter (funny thing is when asked how managers think lab technicians use social media the popularity rank is exactly reversed).

Peggy McKee experienced recruiter for laboratories (http://is.gd/gTv5r): “It’s seen as an additional burden and something that you’re living quite well without. From there it’s easy to pile on the negatives: It eats up too much time. It’s a waste of energy. It’s intimidating. It’s for the younger generation. Social media fosters shallow relationships.” McKee isn’t buying any of it. “You can always come up with something negative about Facebook or YouTube or even LinkedIn,” then use those as grounds for rejection, she says.
However, there is a change of tide. Only 2 % of the managers say they do not use Linkedin. So the majority does. That’s the good news. The more business oriented Linkedin is obviously more within the comfort zone of lab managers. At the same time it can be a good starting point to explore other social media. And not only for searching for job candidates (see january issue of Lab Managers Magazine, http://www.labmanager.com).
Among interesting applications: branding the laboratory, exchanging knowledge (e.g. about analytical techniques), messaging (using a safe business application like Yammer).

Mindmap Hans Buskes, survey Nadya Doudnik

Want to step into the world of social media?
Don’t miss: Kennisplatform Labmanagers
24 november, Delft, TNO

http://www.checkmark.nl/werkgevers/kennisplatform.asp

http://mastermindmaps.wordpress.com/2010/11/10/laboratories-and-social-media/

Geplaatst in Algemeen, Laboratorium | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

LUFC LabConsultants consortium wordt groter!

LUFC LabConsultants heeft de afgelopen maanden hard gewerkt aan het vergroten van de groep van onafhankelijke laboratorium consultants. Inmiddels zijn er vele contacten gelegd met veelal vooraanstaande experts op het gebied van laboratoriumprocessen en -technieken. Deze experts hebben allen een aanzienlijke trackrecord opgebouwd in de dienstverlening aan laboratoria in de Benelux en ver daarbuiten. LUFC LabConsultants zal als bindende stabiele factor optreden tussen deze sterke groep consultants. Marketing- en commerciële activiteiten zullen worden gebundeld en ten goede komen aan de gehele groep. U als potentiële klant heeft met LUFC LabConsultants één toegangspunt tot een steeds groeiende groep experts op het gebied van laboratoriumprocessen en laboratoriumtechnieken. Geen zoektochten meer om de juiste consultant te vinden. Vraag het aan LUFC LabConsultants en wij zorgen voor de juiste expert.

Heeft u een uitdaging waarvoor u niet de juiste expertise en/of voldoende capaciteit in huis heeft? Zoekt u daarvoor een externe onafhankelijke consultant?

Zoekt u een gesprekspartner om de knelpunten binnen uw laboratorium in kaart te brengen en samen op te lossen?

Neem vrijblijvend contact op met LUFC LabConsultants!

Louis Uunk

http://www.labconsultants.nl

E-mail: info@labconsultants.nl

Tel: 0492 849450 GSM: 0654687241

Geplaatst in Algemeen, Analyse, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Leverancierselectie, LUFC LabConsultants, Training en Cursus, Validatie | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen