LIMS-LES-ELN-SDMS selectie en implementatie

Geplaatst op 6 januari 2018 door LabConsultants

Een op de juiste manier geselecteerd en goed geïmplementeerd “LIMS”  is het hart van uw laboratorium. De term “LIMS” kan worden vertaald in de voor u best passende laboratorium informatie management oplossing, in de praktijk vaak een combinatie van klassiek-LIMS, LES, ELN, SDMS, ECM en wellicht ook Word en Excel.

Het “LIMS” vormt het zenuwcentrum van het laboratorium, het regelt alle werkprocessen (workflow) en informatiestromen. Het LIMS levert up-to-date managementoverzichten van de prestaties van uw laboratorium. Het zorgt voor een optimaal efficiënt functionerend laboratorium en hoge mate van klanttevredenheid met betrekking tot leveringssnelheid en kwaliteit van de gerapporteerde resultaten.

Dit klinkt allemaal veelbelovend, bovenstaande impliceert echter ook dat er veel te verliezen is op het moment dat de selectie en implementatie van het LIMS niet goed wordt uitgevoerd.

In de praktijk blijkt helaas dat een (te) groot percentage van de LIMS implementaties niet voldoende succesvol wordt afgerond, resulterend in een LIMS dat maar een gedeelte van de workflow en informatiestromen regelt en waarbij de implementatiekosten ver boven het vooropgestelde budget zijn uitgekomen. Het is duidelijk dat deze situatie dient te worden voorkomen. De oorzaken hebben zijn oorsprong vaak al gedurende het selectieproces.

Enkele veel voorkomende oorzaken zijn:

  • Onvoldoende inzicht in huidige- en toekomstig gewenste werkprocessen en informatiestromen in het laboratorium.
  • Onvoldoende in kaart brengen van de benodigde functionaliteit, “User Requirement Specification” (URS).
  • Beperkte kennis en ervaring, binnen het laboratorium, met mogelijkheden van een LIMS.
  • Onvoldoende kennis van effectief leverancierselectie proces en ongewenste commerciële invloeden in vroeg stadium.
  • Onvoldoende (vastgelegde) bindende afspraken tussen laboratorium en leverancier.
  • Gebrekkig projectmanagement tijdens de implementatie (vanuit leverancier en laboratorium).

Een aantal van bovenstaande aspecten vinden zijn oorsprong in de beperkte ervaring die veel laboratoria hebben met een uitgebreid en ingewikkeld proces als het selecteren van het meest geschikte LIMS. Op zich is dit niet vreemd, aangezien een gemiddeld laboratorium slechts eens in 8-10 jaar zo’n traject doorloopt.
LIMS leveranciers bieden u graag (betaalde) support bij het opstellen van uw eisen&wensen pakket. Dit is echter nooit vrij van commerciële invloeden en per definitie niet onafhankelijk. Het te kiezen LIMS is dan op voorhand bekend.

Het alternatief is om ondersteuning te vragen aan een leverancieronafhankelijke deskundige op het gebied van LIMS selecties en -implementaties. Deze consultant heeft ervaring met tientallen LIMS selecties en -implementaties bij verschillende soorten laboratoria. Hij/zij helpt u, tijdens het selectietraject, bij het kiezen van het meest geschikte LIMS voor uw laboratorium, tegen de best mogelijke condities. Tijdens de implementatie kan deze consultant desgewenst ook optreden als projectmanager voor het laboratorium.

LUFC LabConsultants heeft meerdere van deze leverancieronafhankelijke LIMS deskundigen in het consortium.

Wilt u eens met LUFC LabConsultants van gedachten wisselen over de mogelijkheden en kosten vs. baten van support bij uw LIMS selectie/implementatie traject, neem dan contact met ons op via tel: +31 492 849450
of via e-mail: info@labconsultants.nl

Geplaatst in CDS, Efficiency, ELN, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratorium Scan, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, Leveranciers, Leverancierselectie, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Validatie, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Automatisering, de sleutel tot een efficiënter laboratorium?

Geplaatst op 18 december 2017 door LabConsultants

De enorme data-explosie binnen het laboratorium, de vraag naar meer automatisering van de workflow en hogere eisen van regulerende instanties, maken dat veel bestaande laboratorium automatisering niet meer toereikend is. Effectieve labautomatisering dient een direct effect te hebben op het verhogen van de efficiëntie van het laboratorium.

Hoe kan labautomatisering bijdragen tot een efficiënter laboratorium?

Onder de term “labautomatisering” kan zowel de informatica (software) als de hardware (labrobotisering) worden bedoeld. In dit artikel zal ik mij richten op de laboratoriuminformatica. Hiermee wil ik niet aanduiden dat de labrobotisering minder effect zou kunnen hebben op de verhoging van efficiëntie. Labrobotisering en het effect daarvan op de efficiëntie van een lab zal onderwerp zijn van een volgende nieuwsbrief.

Bij de termen labautomatisering of labinformatica wordt traditioneel vaak in eerste instantie gedacht aan een LIMS. De rol van een LIMS is het laatste decennium, mede onder druk van concurrentie veel veranderd. Origineel was het LIMS “slechts” een systeem voor het beheer van specificaties, opslag van labresultaten, verzorgen van rapportages naar de klant en bijhouden van statistische trends. Veelal wordt het traditionele LIMS nog handmatig gevuld met gegevens, met alle mogelijke foutenbronnen van dien. Het moderne LIMS  heeft steeds meer functies die, bij de juiste implementatie,  de overall efficiëntie van een lab sterk kunnen verhogen. Hierbij kunt u denken aan automatische doorvoer van gegevens van de instrumenten naar het LIMS, automatische workflow met behulp van ELN (Electronic Lab Notebook)  en (soms ook) SDMS functionaliteit. Veel huidige LIMS software is zodanig configureerbaar dat ook zaken als chemicaliënbeheer, instrument calibratie & -onderhoudsstatus, klachtenafhandeling, opleidingsgegevens, etc. kunnen worden geïmplementeerd.
Naast de LIMS leveranciers hebben zich ook de leveranciers van ELN en SDMS oplossingen sterk ontwikkeld om meer een totaaloplossing te kunnen bieden voor het laboratorium. Welke benadering, LIMS of ELN/SDMS, het meest geschikt is als basis voor uw laboratoriumautomatisering hangt sterk af van de rol van het laboratorium.

LUFC LabConsultants kan u helpen bij het maken van de juiste keuze.

Door de sterke ontwikkeling die bovenstaande softwareoplossingen hebben doorgemaakt, zijn nu in de markt de tools aanwezig om de labinformatica een nog belangrijkere rol in het laboratorium te laten spelen. Op een juiste manier geïmplementeerde softwareoplossingen kunnen een grote bijdrage leveren aan het verhogen van de efficiëntie van het laboratorium. Veel handmatige stappen en “papieren werkprocessen” kunnen met de huidige beschikbare oplossingen goed worden geautomatiseerd. Hierbij wordt de analist geholpen in zijn werk om resultaten van hogere kwaliteit in een kortere tijd te kunnen leveren. De hoeveelheid papieren gegevens op de laboratoria en in de archieven kunnen sterk worden teruggedrongen met als grote voordeel dat de terugzoekbaarheid en archivering van gegevens ook sterk kan worden verbeterd. Dit laatste kan, bijvoorbeeld bij een bezoek van een regulerende instantie, grote voordelen opleveren.

Uit een door LUFC LabConsultants recent uitgevoerd onderzoek blijkt dat veel laboratoria behoefte hebben aan ondersteuning en sturing om bovenstaand proces tot optimalisering van de labautomatisering ook echt te laten resulteren in een verhoogde efficiëntie van het laboratorium. Uiteraard kunt u zich, in een vroeg stadium, wenden tot de leveranciers van bovenstaande softwareoplossingen. Deze kunnen echter geen onafhankelijk advies, vrij van commerciële invloeden, geven. Beter is het om, met behulp van een onafhankelijk deskundige, eerst zelf goed uw eisen en wensen in kaart te brengen afgestemd op uw laboratorium.
LUFC LabConsultants heeft een aantal consultants in het consortium die zich hebben gespecialiseerd om klanten als u te helpen om de beste automatiseringsoplossing voor uw lab te vinden.

Indien u meer informatie wenst over wat LUFC LabConsultants voor u zou kunnen betekenen bij het automatiseren van uw laboratorium, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@labconsultants.nl of via tel: 0492-849450


Geplaatst in CDS, Efficiency, ELN, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Laboratorium Scan

Geplaatst op 10 november 2017 door LabConsultants
  • Hoe valide zijn de resultaten die door mijn laboratorium worden geleverd?
  • Is de organisatiestructuur van mijn laboratorium optimaal?
  • Waar zitten de knelpunten in de workflow en informatiestromen van het laboratorium?
  • Hoe efficiënt wordt er gewerkt?
  • Is de capaciteit/bezetting van het laboratorium in lijn met de vraag naar analyses?
  • Is de informatievoorziening adequaat om efficiënt en tijdig aan de vraag van mijn klanten te kunnen voldoen?
  • Welke potentiële verbeteringen in de laboratoriumprocessen leveren, op korte- en lange termijn, het meeste op ?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van vragen die (laboratorium)managers zich regelmatig zouden kunnen stellen om een up-to-date beeld te krijgen/houden van hoe zijn/haar laboratorium ervoor staat. De beantwoording van deze vragen is niet altijd even eenvoudig.

Voor het (laboratorium)management is het vaak lastig om zichzelf een goed, onbevooroordeeld, beeld te vormen van de prestaties van het eigen laboratorium. In vele gevallen wordt dat beeld pas gevormd na een bezoek van een externe controlerende instantie, met soms alle vervelende gevolgen van dien. Een alternatief is om periodiek hulp te vragen van een onafhankelijke externe deskundige. Deze onafhankelijke deskundige heeft een frisse, (politiek-)onafhankelijke kijk op het functioneren van uw laboratorium en kan tevens aanbevelingen doen tot verbeteringen.

LUFC LabConsultants heeft veel expertise in het beoordelen en optimaliseren van verschillende soorten laboratoria. Ten einde deze behoefte bij laboratoria te kunnen invullen heeft LUFC LabConsultants een nieuwe service geïntroduceerd genaamd “Laboratorium Scan”.

Vooraf aan elke Laboratorium Scan worden, samen met het (laboratorium)management, enkele onderzoeksvragen opgesteld.  Een aantal basisonderwerpen komt echter, onafhankelijk van de onderzoeksvragen, meestal aan bod.

De basisonderwerpen tijdens de Laboratorium Scan zijn:

  • Kwaliteitsborging: Methodevalidatie; Controles (eerste-, tweede-, derdelijns); kalibratie en herleidbaarheid; Registraties en beheersing van afwijkingen; kwaliteitshandboek.
  • Efficiëntie: Doelmatigheid van organisatie, workflow, mensen, middelen en informatiestromen.
  • Workflow: Doelmatigheid van werkprocessen, monsterstromen, analyseplanning en uitvoering, informatieverwerking.
  • Informatievoorziening: Toegankelijkheid (SOP’s, methoden, data, rapportage); Software gebruik; Informatiestromen; Dataintegriteit en dataveiligheid; Backup en restore procedures.
  • Organisatie: Structuur; Mensen (kennis&ervaring, training, motivatie, ambitie, tevredenheid etc.); Communicatie (intern, klanten); Werkdruk; Klantgerichtheid.

Bovenstaande onderwerpen vormen de basis van de Laboratorium Scan, in overleg met het (laboratorium)management kunnen bepaalde onderwerpen worden aangepast of aangevuld.

De uitvoering van deze Laboratorium Scan vindt plaats door:

  • Definiëren van onderzoeksonderwerpen.
  • Inzien en beoordelen van registraties (gegevens, afwijkingen, validatie etc.) en documentatie (kwaliteitshandboek, werkvoorschriften etc.).
  • Interviews met aantal medewerkers (management, laboranten, QA, IT, QP, interne opdrachtgever(s)).
  • Rondgang laboratorium, waarbij wordt gekeken naar kwaliteitsborging, efficiëntie van werkprocessen, informatiestromen en menselijke aspecten (werkdruk, sfeer, ARBO etc.).
  • Rapportage en presentatie van bevindingen, behandeling onderzoeksonderwerpen, bespreking eventuele “bottlenecks”, conclusies en aanbevelingen.

Heeft u vragen over de Laboratorium Scan? Wilt u eens vrijblijvend de voordelen van een Laboratorium Scan voor uw laboratorium bespreken, stuur dan een e-mail sturen naar: info@labconsultants.nl

Louis Uunk

Tel: +31 492 849450

LUFC LabConsultants

https://www.labconsultants.nl

https://www.lufc-labconsultants.com

Geplaatst in Algemeen, CDS, Efficiency, ELN, Kwaliteit, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Validatie, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Efficiëntieverbetering van mijn laboratorium, waar begin ik (aan)?

Geplaatst op 3 januari 2017 door LabConsultants

Veel laboratoria zitten in een proces ter verhoging van de efficiëntie. Dit proces wordt veelal gedreven door een toenemende druk op het laboratorium om meer (en betere) resultaten te leveren in een kortere tijd en (vaak) met beperkte mankracht. Een goede aanpak van dit proces is het kritisch herbezien van alle huidige werkprocessen(workflow) en informatiestromen en vervolgens het aanpassen daarvan totdat een optimale efficiëntie wordt bereikt.

Wat kan LUFC LabConsultants doen om u te helpen in dit proces?

Uiteraard zijn er ook in dit geval meerdere wegen die naar Rome leiden. U zou een volledig “Lean Six Sigma” traject in kunnen gaan en een “Six Sigma deskundige” kunnen inhuren die u en uw organisatie begeleid gedurende het, vaak langdurige, proces. Alhoewel dit voor bepaalde (grotere) laboratoriumorganisaties een goede benadering kan zijn, werpt zo’n uitgebreid traject voor veel andere laboratoria een te hoge drempel op waardoor het proces vaak niet tot het eind wordt doorgevoerd. Met alle gevolgen van dien voor het eindresultaat van het project.  Voor het welslagen van bovenstaand project is het ook raadzaam dat de “Lean Six Sigma deskundige”  wel minimaal affiniteit heeft met de werkprocessen in een laboratorium.

Een alternatief, waarbij zeker elementen van “Lean” worden gebruikt,  gaat uit van een pragmatische benadering, die aan de specifieke vraag van het laboratorium kan worden aangepast.
De basis van elk verbetertraject is het in kaart brengen van de huidige werkprocessen en het identificeren van de knelpunten die het geheel verstoren of bij aanpassing aanleiding kunnen geven tot significante verbeteringen. Onder een werkproces wordt verstaan de wijze waarop het laboratorium van vraag (aanvraag,monster) tot de rapportage en archivering van het eindresultaat komt met alles wat daartussen zit. Hieronder vallen naast voor de hand liggende onderdelen zoals de routering van de monsters door het lab, gebruik van SOP’s, bepaling van de meetresultaten etc. ook de informatiestromen door het laboratorium. Hoe wordt een monster bekend gemaakt aan bijvoorbeeld een LIMS of vergelijkbare softwareoplossing, hoe is de “tracking &  tracing” van de monsters (en de resultaten) geregeld, in welke mate worden SOP’s automatisch toegekend en beschikbaar gemaakt aan de analist, hoe wordt de data verwerkt tot resultaten en beschikbaar gesteld aan het LIMS, hoe worden de resultaten vervolgens verwerkt tot het eindrapport en beschikbaar gesteld aan de aanvrager/klant?
Bij het in “detail” in kaart brengen van de workflow, identificeren van de knelpunten en opstellen van verbeterpunten, dient de uitvoerder van dit onderzoek onbevooroordeeld (en zonder politieke invloed) zijn/haar werk te kunnen doen om tot de beste resultaten te komen.
Wie kan bovenstaande proces het beste uitvoeren?
De labmanager heeft over het algemeen het beste overzicht van de werkprocessen binnen zijn laboratorium, echter voor hem/haar is het bijna onmogelijk om voldoende politiekonafhankelijk en onbevooroordeeld dit onderzoek uit te voeren. Tijdens het onderzoek dienen meerdere lagen van het laboratorium d.m.v. interviews eerlijke input te geven aan de onderzoeker. Een gezagsverhouding tussen onderzoeker en geïnterviewde kan dan zeer belemmerend werken en het resultaat negatief beïnvloeden. Het is daarom zeer raadzaam om een ervaren extern deskundige in te schakelen die onbevooroordeeld en onafhankelijk te werk kan gaan. Deze onafhankelijke deskundige kan daarnaast gebruik maken van ervaringen die hij/zij heeft gemaakt tijdens soortgelijke trajecten bij andere laboratoria.

LUFC LabConsultants kan uw laboratorium helpen met bovenstaand proces tot efficiëntie verbetering. Het LUFC consortium heeft diverse deskundigen die veel ervaring hebben met deze verbeterprocessen. Tijdens een oriënterend gesprek, kan worden bekeken waar uw exacte behoefte ligt en in welke mate een LUFC LabConsultants deskundige u van dienst kan zijn en welke rol hij zou kunnen gaan spelen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door eerst een beperkt onderzoek uit te voeren in de vorm van een  zogenaamde “Laboratorium Scan“, waarbij de belangrijkste knelpunten worden geïdentificeerd.

Indien u meer informatie wenst, over hoe LUFC LabConsultants u kan helpen om de efficiëntie van uw lab te verhogen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@labconsultants.nl of via
tel: +31 492 849450

Geplaatst in Algemeen, CDS, Efficiency, ELN, Laboratorium, Laboratoriumautomatisering, Laboratoriumsoftware, Lean, LIMS, LUFC LabConsultants, SDMS en ECM, Workflow | Getagged , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen